นิยามอาชีพ
ต้อนรับผู้มาติดต่อหรือลูกค้าที่เข้ามาในสถานประกอบการสอบถามความต้องการและจัดสรรให้เป็นไปตามความต้องการ : อำนวยความสะดวกแก่ผู้มาติดต่อให้เป็นไปตามจุดมุ่งหมาย และบันทึกชื่อผู้มาติดต่อ เวลา ลักษณะธุรกิจ และผู้ที่ประสงค์จะติดต่อด้วย ; อาจจัดการนัดหมายล่วงหน้า และตอบข้อซักถามอาจทำงานในหน้าที่ของเสมียนพนักงานหลายอย่าง ตลอดจนหน้าที่การงานอื่น ๆ ซึ่งเกี่ยวข้องกับงานของสถานประกอบการที่ทำงานอยู่ อาจรวบรวมและแจกจ่ายไปรษณีย์และข่าวสารอาจคุมแผงติดต่อโทรศัพท์ภายใน ลักษณะของงานที่ทำ ต้อนรับแขกหรือผู้มาติดต่อกับองค์กร ด้วยอัธยาศัยอันดีงาม ขอทราบนามและชื่อขององค์กรของผู้มาติดต่อ ขอทราบชื่อบุคคล หน่วยงาน และจุดประสงค์ ที่ต้องการติดต่อหรือเข้าพบ แล้วจัดการติดต่อประสานงานให้ตามความประสงค์ของผู้มาติดต่อ ทำหน้าที่นัดหมายตัวบุคคล วัน เวลา สถานที่ ของบุคลากรในองค์กรให้ ผู้มาติดต่อได้พบ อาจบันทึกชื่อหน่วยงาน วัตถุประสงค์ที่มาติดต่อ บุคคลที่มาติดต่อลงในสมุดบันทึกพร้อมทั้งมอบบัตรติดเสื้อแสดงตัวของผู้มาติดต่อ (ป้าย Visitor) เพื่อเข้าพบบุคคลที่ต้องการพบหรือเข้าไปในสถานที่ต้องการใช้บริการ เช่น ห้องสมุด หรือ ติดต่อธุรกิจ อาจทำหน้าที่ธุรการ เช่น เป็นพนักงานรับโทรศัพท์ หรือผู้ควบคุมโทรศัพท์หมายเลขกลาง เพื่อตอบรับและติดต่อหมายเลขภายในที่ผู้โทรศัพท์เข้ามาต้องการจะพูดด้วย ทำหน้าที่ตอบข้อซักถาม หรือให้ข้อมูลพื้นฐานต่างๆ เกี่ยวกับองค์กรแก่ผู้มาติดต่อสอบถามรับ และ คัดเลือกไปรษณียภัณฑ์ที่มาส่งให้กับเจ้าหน้าที่ธุรการ หรือเลขานุการของแต่ละแผนก รับพัสดุและสิ่งของขององค์กร โดยทำการบันทึกชื่อของผู้จัดส่ง ชื่อของผู้รับ วัน เวลา ที่นำมาส่ง อาจอำนวยความสะดวกในเรื่องที่จอดรถและบริการเรียกรถให้แก่แขกคนสำคัญตามที่แขกร้องขอในส่วนของพนักงานต้อนรับของโรงแรมจะต้องทำหน้าที่ที่สำคัญมากที่สุดในการต้อนรับแขกหรือลูกค้าที่เข้ามาที่แผนกโดยทำหน้าที่ต้อนรับทักทายแขกหรือผู้มาเข้าพักตรวจสอบข้อมูลแขกผู้จองเข้าพักหรือไม่ได้จอง ดำเนินการตาม ขั้นตอนในการลงทะเบียน และจ่ายกุญแจห้อง ตอบข้อซักถามของแขก อาจเตรียมใบเสร็จรับเงิน เกี่ยวกับค่าใช้จ่ายของแขก ซึ่งมีตั้งแต่ค่าอาหาร ค่าเครื่องดื่ม ค่าซักรีด รวมถึงการรับเงินค่าห้องพักและค่าใช้จ่ายจากแขก ติดต่อประสานงานกับแผนกต่างๆ ให้ทราบเพื่อเตรียมห้อง การบริการอาหาร และ เครื่องดื่ม ติดต่อกับฝ่ายแม่บ้านให้ตรวจดูแลห้องพักแขกและสิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆ ให้ครบถ้วน อาจช่วยทางโรงแรมขายบริการต่างๆ ที่โรงแรมจัดเสนอไว้บริการอีกด้วย ถ้าปฏิบัติงานในโรงพยาบาลเอกชนหรือคลีนิก อาจทำหน้าที่ให้ข้อมูลขั้นต้นแก่ผู้ที่มาขอรับการตรวจ หรือแจ้งที่ตั้งของแผนกต่างๆ ห้องตรวจของผู้ป่วยให้กับผู้ป่วยหรือญาติของ ผู้ป่วยทราบ ตอบข้อซักถามต่างๆ ตลอดจนแจกแผ่นพับข้อมูลข่าวสารเกี่ยวกับการป้องกันโรคหรือกิจกรรมของโรงพยาบาล สภาพการจ้างงาน ผู้ปฏิบัติงานอาชีพนี้ มีเวลาการทำงานที่หลากหลายและแตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับธุรกิจขององค์กรที่ปฏิบัติงานโดยทั่วไป องค์กรธุรกิจหรือสถานประกอบกิจการจะมีชั่วโมงการทำงานวันละ ประมาณ 8 ชั่วโมง อาจเริ่มตั้งแต่ 8 .30 – 17.30 น. หรือ 9.00 – 18.00 น. หรือ ตั้งแต่ 10.00 – 19.00 น. ในกรณีที่มีชั่วโมงการทำงาน 12 – 24 ชั่วโมง พนักงานต้อนรับจะทำงานเป็นกะหรือเป็นการอยู่เวร ค่าตอบแทนการทำงาน สำหรับผู้ปฏิบัติงานเริ่มแรกในอาชีพนี้ ในภาครัฐจะได้รับเงินเดือนตามวุฒิการศึกษา และสวัสดิการตามระเบียบของทางราชการ ใน ภาคเอกชนจะได้รับเงินเดือนขั้นต้นประมาณเดือนละ 6,500 บาท – 8,500 บาท สวัสดิการตามกฎหมายแรงงาน และโบนัสตามผลประกอบการขององค์กร สภาพการทำงาน ผู้ปฏิบัติงานอาชีพนี้ จะปฏิบัติงานอยู่ในพื้นที่ส่วนหน้าขององค์กร ที่สามารถต้อนรับผู้ที่เข้ามาเยี่ยมหรือมาพบได้ทันที คือที่โต๊ะหรือสถานที่ที่จัดไว้เพื่อการต้อนรับ (Reception desk) องค์กรขนาดใหญ่จะมีเจ้าหน้าที่ต้อนรับปฏิบัติงานมากกว่า 1 คน หรืออาคารธุรกิจขนาดใหญ่อาจมีพนักงานต้อนรับ 4-5 คน มีอุปกรณ์ทำงาน เช่น คอมพิวเตอร์ จอมอนิเตอร์ โทรทัศน์วงจรปิด (เพื่อตรวจสอบความปลอดภัย) เครื่องโทรศัพท์ สวิชท์บอร์ด คุณสมบัติของผู้ประกอบอาชีพ 1. สำเร็จการศึกษาระดับ ประโยควิชาชีพจนถึงระดับปริญญาตรี 2. มีบุคลิกลักษณะดีรู้จักปฏิบัติหน้าที่อย่างเหมาะสม 3. มีความอดกลั้น อดทน และ รู้จักกาลเทศะ 4. มีไหวพริบในการแก้ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้โดยไม่คาดคิดช่างสังเกต เรียนรู้ได้เร็ว 5. สามารถใช้ภาษาอังกฤษได้พอสมควร 6. สามารถใช้เครื่องคอมพิวเตอร์และโปรแกรมต่างๆ ได้ 7. มีความคิด และเข้าใจในเรื่องงานบริการ 8. มีมนุษยสัมพันธ์ดี ให้ความอบอุ่นและมีไมตรีจิตแก่ผู้มาติดต่อ ผู้ที่จะประกอบอาชีพนี้ ควรเตรียมความพร้อมดังต่อไปนี้ : ควรเข้ารับการฝึกอบรมการใช้เครื่องอุปกรณ์สำนักงานทุกประเภท และการฝึกอบรมเกี่ยวกับความสามารถการใช้ภาษาอังกฤษในระดับที่สามารถสื่อสารได้ดี ต้องพัฒนาสร้างความมั่นใจในตนเอง แสวงหาความรู้เกี่ยวกับประวัติความเป็นมาและประเภทธุรกิจขององค์กรที่ต้องการจะสมัครงานอย่างละเอียด โอกาสในการมีงานทำ ปัจจุบันองค์กรทั้งภาครัฐและภาคเอกชนให้ความสำคัญกับงานต้อนรับเป็นอย่างมากเพราะการต้อนรับที่ดีสามารถทำให้ผู้มาติดต่อ หรือแขกประทับใจในวินาทีแรกที่ก้าวเข้ามาในองค์กรได้รับข้อมูลที่ถูกต้องก่อนจะเข้าไปพบกับบุคคลที่นัดหมายไว้ หรือหน่วยงานที่ต้องการไปติดต่อทำธุรกิจด้วย ให้บริการข้อมูลด้วยความรวดเร็ว มีประสิทธิภาพ ด้วยมารยาท และการต้อนรับที่อบอุ่นและมีไมตรีก็เท่ากับว่า ธุรกิจขององค์กรได้รับผลสำเร็จไปครึ่งหนึ่งแล้ว ดังนั้นการว่าจ้างบุคลากร ให้มาปฏิบัติงานในอาชีพนี้จึงจำเป็นอย่างยิ่งมีแนวโน้มในการจ้างงานสูงองค์กรขนาดใหญ่จะว่าจ้างพนักงานอย่างน้อย 3 – 5 คน สถานประกอบกิจการธุรกิจที่ว่าจ้างพนักงานต้อนรับมีอยู่ทั่วไป เช่น โรงแรม รีสอร์ท อาคารที่พักแบบห้องชุด ภัตตาคาร ห้างสรรพสินค้า โรงพยาบาลเอกชน คลีนิกทางการแพทย์ บริษัท สถานประกอบการอุตสาหกรรม สำนักงาน อาคารธุรกิจที่มีสำนักงานหรือบริษัทเช่า เพื่อประกอบธุรกิจ นอกจากนี้บริษัท ที่เช่าทำธุรกิจในอาคารนั้น ๆ ยังมีพนักงานต้อนรับของตนเองอีก ต่างหาก สถานบริการเสริมความงามและดูแลสุขภาพ หรือธุรกิจเกือบทุกประเภท ดังนั้น ผู้มีความรู้ความสามารถและมีใจรักในการติดต่อกับบุคคลทั่วไป จะมีโอกาสอย่างมากในการทำงานอาชีพนี้ โอกาสความก้าวหน้าในอาชีพ ผู้มีความสามารถจะได้รับการเลื่อนตำแหน่งเป็นถึงหัวหน้าแผนก และอาจได้รับมอบหมายให้ทำงานประชาสัมพันธ์ขององค์กร ในระยะเวลา 3 – 5 ปี ถ้ามีความชำนาญ ศึกษาหาความรู้เพิ่มเติมอาจได้รับการมอบหมายให้เป็นผู้จัดการสำนักงานส่วนหน้า อาชีพที่เกี่ยวเนื่อง เจ้าหน้าที่ประชาสัมพันธ์ เลขานุการฝ่าย พนักงานขาย เจ้าหน้าที่ส่งเสริมการขาย เจ้าหน้าที่ฝึกอบรม เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล เจ้าหน้าที่ฝ่ายลูกค้าสัมพันธ์