ข้อแนะนำและข้อที่ต้องระมัดระวังในการกรอกใบสมัครงาน กรณีที่จะต้องกรอกใบสมัครงาน ณ ที่ทำการของหน่วยงานที่เปิดรับสมัครงาน ควรจะ ต้องระมัดระวังในการกรอกใบสมัครงานดังนี้

ก่อนจะเขียนจดหมายสมัครงานต้องพิจารณาอะไรบ้าง?

ทำไมจดหมายสมัครงานจึงสำคัญ ?
เหตุผลก็คือ ในแต่ละตำแหน่งงาน มีผู้สมัครเป็นจำนวนมาก บ่อยครั้งที่มีการลงโฆษณา รับสมัครพนักงานปริญญาตรี 1 ตำแหน่ง ปรากฏว่า มีจดหมายสมัครงานเข้ามาให้พิจารณาเกือบ 500 ฉบับ การจะอ่านจดหมายสมัครงานเกือบ 500 ฉบับจบ คงจะต้องใช้เวลานาน ดังนั้น ผู้รับสมัครจึงพิจารณาคร่าวๆ ขั้นต้นว่า จดหมายสมัครงานฉบับไหนบ้างที่น่าจะต้องเก็บเข้าแฟ้มรอไว้ก่อน หรือเชิญตัวมาสัมภาษณ์ หรือโยนทิ้ง ดังนั้น หากจดหมายสมัครงานเป็นที่ต้องตาต้องใจของผู้รับผิดชอบในการรับสมัครงาน การจะได้รับเชิญไปสัมภาษณ์ จะดูมีโอกาสมากกว่า

กระดาษเขียนจดหมาย
จากประสบการณ์ พูดและเขียนได้เต็มปากเต็มมือว่า นักเรียน นิสิต นักศึกษาที่จบการศึกษาเพื่อออกไปประกอบอาชีพนั้น เขียนจดหมายสมัครงานกันไม่เป็น หรือหากจะพอเขียนได้ก็ไม่ดี ทั้งเนื้อหาและการเลือกใช้ถ้อยคำ ยกเว้นผู้ที่จบทางด้านหลักสูตรเลขานุการหรือจบมาทางพาณิชย์ เท่านั้นที่ดูจะมีภาษีดีกว่าเล็กน้อย แต่รูปแบบจดหมายสมัครงานของผู้ที่จบเลขานุการหรือพาณิชย์มักจะถอดแบบกันชนิดคำต่อคำ บรรทัดต่อบรรทัดตามตำรา ส่วนใหญ่ไม่ได้ให้ความสำคัญกับจดหมายสมัครงานเท่าที่ควรจะเป็น และข้อที่ต้องระวังต่อไปนี้ ขอให้หลีกเลี่ยง
1.ใช้กระดาษจดหมายที่มีภาพดาราภาพยนตร์หรือภาพวิว
2.ใช้กระดาษจดหมายของสถาบันที่ตนเองเรียนอยู่
3.ใชกระดาษจดหมายของที่ทำงานของญาติพี่น้องในบ้าน
4.ใชักระดาษจดหมายประเภท Love Letter ที่มีรูปหัวใจ ดอกไม้ สายลม แสงแดดเปรอะ ไปหมด
5.ใช้กระดาษครึ่งแผ่น
6.ขอบกระดาษมีรอยฉีกขาดไม่เรียบร้อย
7.กระดาษยับย่น
8.มีรอยนิ้วมือ รอยเปื้อน สีซีด
9.กระดาษแผ่นใหญ่และยาวเกินไป

กระดาษเขียนจดหมายควรมีลักษณะอย่างไร ?
เป็นกระดาษขาวจะมีหรือไม่มีเส้นบรรทัดก็ได้ แต่กรณีเป็นพิมพ์ดีดไม่ควรจะมีเส้นบรรทัด ขนาด 8 1/2 ” x 11″ (หรือคือขนาดเท่ากับกระดาษพิมพ์ดีดอย่างสั้น) ไม่มีข้อความอื่นใดที่พิมพ์ไว้ ขอบกระดาษเรียบไม่ยับย่น สะอาดงามตา แต่หากเป็นกระดาษจดหมายส่วนตัวที่พิมพ์ที่อยู่บนหัวกระดาษก็ใช้ได้

เนื้อความในจดหมาย
ข้อความที่จะบรรจุในจดหมายต้องกะทัดรัดได้ใจความ และไม่ควรยาวหรือสั้นจนอ่านไม่รู้เรื่องตามปกติควรจะยาวประมาณ 1หน้า (อย่างมากที่สุดไม่ควรเกิน 2 หน้ากระดาษ) ข้อความในจดหมายสมัครงานควรจะมีลักษณะทำนองต่อไปนี้
ระบุแหล่งที่มาของข่าวที่ทำให้ผู้สมัครเขียนจดหมายมาสมัครงานซึ่งควรระบุแต่เพียงสั้นๆ
ระบุตำแหน่งงานที่ต้องการสมัครแสดงความสนใจในบริษัทที่เขียนใบสมัครไป
(หากจะตรวจสอบทางโทรศัพท์ถึงประวัติความเป็นมาเล็กๆน้อยๆ หรือธุรกิจที่หน่วยงานนั้นทำอยู่ได้ ก็จะเป็นการดี) ในรูปของการกล่าวถึงกิจการของบริษัทนั้นๆแต่เพียงสั้นๆ (ระวังให้ดี หากเขียนไม่ดีจะกลายเป็นการยกยอกันจนเกินไป)
แสดงความสนใจและความมั่นใจของเราที่อยากจะทำงานกับริษัทแห่งนั้น
ในกรณีที่ไม่ทราบชื่อหน่วยงาน ก็ไม่ต้องกล่าวถึงกิจการของหน่วยงานนั้น หรือแสดงความสนใจที่อยากจะทำงานกับหน่วยงานนั้น แต่ควรระบุหรือแสดงความสนใจไปที่ลักษณะความรับผิดชอบหรือตำแหน่งงานที่รับสมัครจะดีกว่า

ต่อมาควรจะกล่าวถึงประสบการณ์การทำงานที่ตรงกับที่ระบุไว้ในโฆษณารับสมัครงานหรือกล่าวถึงคุณสมบัติเด่นขอ งตนเอง (แต่อย่าได้อวดสรรพคุณจนเกินไป)
กรณีของผู้สมัครงานที่ไม่มีประสบการณ์ควรเน้นถึงกิจกรรมนอกหลักสูตรที่เคยทำขณะเรียนอยู่ (รายละเอียดในเรื่องนี้ส่วนใหญ่ของจดหมายสมัครงานผู้จบการศึกษาใหม่ๆมักจะไม่ระบุ ซึ่งความจริงแล้ว ผู้คัดเลือกใบสมัครหลายบริษัทให้ความสนใจในกิจกรรมของผูสมัครงานขณะกำลังศึกษาอยู่)
ผลงานเด่นจากการทำกิจกรรมนอกหลักสูตรมีอะไรบ้าง ผลงานนั้นเป็นประโยชน์ อย่างไร งานอดิเรกที่จะมาปรับใช้กับชีวิตการทำงานได้ รวมถึงคุณสมบติพิเศษของผู้สมัครที่สอดคล้องใกล้เคียง หรือตรงกับที่ระบุ ไว้ในโฆษณารับสมัครงาน
ในย่อหน้าสุดท้าย ควรระบุว่ามีหลักฐานอะไรบ้าง
ที่ส่งไปพร้อมกับจดหมายสมัครงานพร้อมกับที่ขออนุญาตเข้าพบเพื่ออธิบายรายละเอียดต่างๆ เพิ่มเติม
ข้อที่จะต้องระวังในการเขียนข้อความในจดหมายสมัครงาน
1.อย่าใช้คำย่อ เช่น 17 ธ.ค.43 สนง. ร.ร. ฯลฯ ยกเว้นที่คุณได้เขียนบอกไว้แล้วเท่านั้น
2.ถ้าข้อความในโฆษณารับสมัครงานไม่ได้ระบุว่าให้เขียนด้วยลายมือ ขอให้ใช้พิมพ์ดีดหรือพิมพ์ด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ และเซ็นชื่อด้วยปากกาสีหมึกที่ใช้เซ็นควรเป็นสีดำหรือสีน้ำเงิน อย่าให้เป็นสีเขียว แดง ม่วง หรือสีสวยๆ เป็นอันขาด กรณีเป็นลายมือ ควรจะต้องเป็นลายมือที่สวยงาม อย่าให้มีรอยลบขีดฆ่า กรณีเป็นพิมพ์ดีดอย่าใช้น้ำยาลบคำผิดสีขาวให้มากนักจะดูเหมือนเป็นจดหมายขี้กลาก คือมีรอยขาวเป็นจุดๆ โปรดจำไว้ว่า ยอมเหนื่อยโดยพิมพ์หรือเขียนใหม่จะดีกว่าปล่อยให้จดหมายไม่สวยงาม
3.อย่าถ่อมตัวจนเกินไป แต่ก็ไม่ควรโอ้อวดตัวเองจนเลิศลอยเช่นเดียวกัน เช่น “ผมเป็นคนมีประสบการณ์น้อยแต่ถ้าท่านให้โอกาสผม ผมคงจะรับใช้ท่านได้” หรือ “ผมมั่นใจว่าความสามารถ ความคล่องตัว และความรู้ระดับเกียรตินิยมของผมจะทำให้ผมทำงานให้ท่านได้อย่างดีมาก” นอกจากนี้อย่าคร่ำครวญขอความเห็นใจให้มากจนเกินไปเช่น “ผมเป็นคนอาภัพอับวาสนามาตั้งแต่เกิด มีน้องที่จะต้องรับผิดชอบหลายคน พ่อแม่ก็แก่มากแล้ว ถ้าท่านไม่ช่วยผมแล้ว ผมคงต้องตกระกำลำบากอีกนานจึงหวังว่าท่านคงจะกรุณารับผม….”
4.อย่าอวดรู้ ขู่เข็ญ หรือสอนผู้รับสมัครงาน เช่น ” ผมคิดว่าตำแหน่งที่ท่านต้องการนั้น ไม่จำเป็นต้องใช้ปริญญาโทก็ได้ ” หรือ ” ผมได้แต่หวังว่าจดหมายของผม คงจะไม่ถูกทิ้งลงตะกร้าเสียก่อน และคิดว่าคงจะได้รับ คำตอบจากท่านในเร็วๆนี้…”
5.หากข้อความโฆษณารับสมัครงานระบุว่าให้ส่งจดหมายสมัครงานไปที่ผู้จัดการฝ่ายบุคคล ก็ขอให้ปฏิบัติตามนั้น อย่าส่งจดหมายสมัครงานไปยังผู้จัดการใหญ่หรือญาติผู้ใหญ่ที่มีอำนาจในบริษัทนั้นๆ
6.ให้ใช้จดหมายฉบับตัวจริง อย่าใช้ฉบับ Copy
7.จดหมายสมัครงานควรมีสำเนาเก็บไว้ เพื่อจะได้ทราบว่าได้สมัครตำแหน่งอะไรที่ไหน เคยมีผู้สมัครจำนวนมากไปรับการสัมภาษณ์โดยจำไม่ได้ว่า สมัครตำแหน่งอะไรเพราะส่งจดหมายไปหลายแหล่ง 8.อย่าลืมใส่ ชื่อ นามสกุล ด้วยตัวบรรจง เพราะจดหมายสมัครงานจำนวนมากมีแต่ลายเซ็น ซึ่งอ่านไม่ออก
9. ควรกำหนดให้ข้อมูลทั้งหมด จบภายใน 1 หน้า หากประสบการณ์เยอะมาก อนุโลมให้ 2 หน้า แต่นั้นมันอาจจะมากเกินไป จนทำให้ ไม่อยากอ่าน 10. ควรเขียนรูปแบบเดียวกันตั้งแต่ต้นจนจบ
11. พยายาม หลีกเลี่ยง คำว่า “ฉัน” หรือ “ของฉัน”
12. จะเขียนเป็นประโยค หรือแค่วลีก็ได้ แต่ให้เลือกใช้ เพียงแบบเดียว
13. Resume ภาษาอังกฤษ ต้องใช้กริยา ให้ถูก Tense เช่น ถ้าเป็นเรื่องปัจจุบันก็ใช้ Present Tense ถ้าเป็นเรื่องในอดีตก็ใช้ Past Tense ท ถ้าใช้ตัวเลขเพื่อแบ่งหัวข้อ ก็ให้ใช้ตลอด อย่าใช้บ้างไม่ใช้บ้าง ถ้ามีไม่เกิน 9 หัวข้อ คุณสามารถเขียนเรียงกันลงมาได้เลย อาจจะใช้จุด หรือ ตัวอักษร A ,B,C แต่ถ้าเกิน ให้คุณใช้ตัวเลขช่วยดีกว่า เช่น 1, 2, 5, 10, 12, ?
14. ไม่ต้องใส่ข้อมูลส่วนตัวที่ไม่จำเป็น เช่น เลขบัตรประกันสังคม หย่ามาแล้ว 2 ครั้ง กำลังจะหย่าอีก
15. ให้คำอธิบายพอเข้าใจ ในกรณีที่ชื่อตำแหน่งงาน ที่คุณเคยทำ ต่างกับที่อื่นๆ
16. ให้ใช้ Action words เพื่อให้ง่ายขึ้น เช่น คำกริยา คำคุณศัพท์ และคำขยายกริยา หรือวลีก็สามารถเขียนให้กระชับและชัดเจนได้
17. ตรวจทานให้รอบครอบ ว่าไม่ตกหล่นอะไรไป
18. ตรวจการสะกดคำ และไวยากรณ์ ควรมีจุด เมื่อจบประโยค และใช้เครื่องหมายวรรคตอนอย่างถูกต้อง เพื่อความสวยงาม และอย่าใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์ (!) และใช้ตัวหนาเฉพาะ ที่จำเป็นเท่านั้น
19. ควรมีรูปแบบในการเขียนที่ต่อเนื่อง เช่น ถ้าคุณขีดเส้นใต้ที่หัวข้อ ก็ควรทำให้ตลอดทุกหัวข้อ เป็นต้น
20. ตรวจทานหาคำผิดด้วยตัวเอง อย่าได้ไว้ใจโปรแกรมตรวจคำผิดเด็ดขาด เพราะคำที่เราพิมพ์ผิด อาจไม่ได้สะกดผิด เช่น effect เป็น affect แปลไปคนละเรื่องเลย เพราะฉะนั้น เพื่อให้มั่นใจ คุณควรวานคนที่เก่งภาษา ช่วยตรวจทานให้อีกที ยิ่งดีใหญ่
21. อย่าใช้คำศัพท์ ที่ไม่มั่นใจว่าถูก ควรเปิด Dictionary ก่อน
22. ศัพท์เทคนิค คำพูดที่ใช้เฉพาะกลุ่ม จะใช้ใน Resume ได้ ก็ต่อเมื่อ คุณต้องการส่ง กับสายงาน ที่ใช้และเข้าใจมันดีเท่านั้น
23. อย่าอัดข้อมูลจนแน่นเอียด จะทำให้ Resume ไม่น่าอ่าน ให้ตัดสิ่งที่จำเป็นน้อยที่สุดออกไป ท เลือกชนิดของ ตัวหนังสือ ที่อ่านง่ายๆ เช่น Palatino หรือ Times ขนาดไม่เกิน 14 หรือ ไม่เล็กกว่า 10
23. ควรมี จดหมายสมัครงาน ปิดหน้า Resume เสมอ
24. พิมพ์ใส่กระดาษอย่างดี เลือกสี ของกระดาษ Resume จดหมายปิดหน้า และซอง ให้เหมือนกัน
25. อย่าลืมตรวจดูทุกอย่างอีกครั้งเพื่อความเรียบร้อย โดยเฉพาะอย่างยิ่ง วันที่เริ่มทำงาน ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ และชื่อบริษัทฯ ที่เราเขียนไปสมัครงาน ที่อยู่ ฯลฯ อย่าลืมว่า มันสำคัญขนาดไหน!
26.อย่าลืมใส่ที่อยู่และเบอร์โทรศัพท์ที่ติดต่อไว้
27. ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงที่อยู่ หรือเบอร์โทรศัพท์ ให้ส่ง Resume ที่ถูกต้อง ไปให้บริษัท ที่คุณส่งจดหมายสมัครงานเข้าไปด้วย

เป็นไงคะ การเตรียมพร้อมดังกล่าวบวกกับ ความตั้งใจในการกรอกใบสมัคร และรู้จักทำให้ใบสมัครมีความน่าสนใจ จึงไม่ควรมองข้ามความสำคัญของใบสมัคร กรอกใบสมัครอย่างดีเพื่อที่จะไม่ต้องกรอกใบสมัครหลายครั้ง รวมทั้งบุคลิกภาพดูดี แล้ว ก็จะเป็นการสร้างโอกาสที่เหนือกว่าคนอื่นอย่างแน่นอนคะ

ที่มา : friendjob